ازوقتتان به شایستگی استفاده کنید.
زمان با ارزش ترین منبعی است که در اختیار داریم . در بعضی از زبانها وقت وزمان متداول ترین کلماتی است که به کار می روند. وقت بسیار با ارزش تر از پول است ما می توانیم زندگی خودرا به مدت زمانی که در دنیا به ما اختصاص داده شده است توصیف کنیم.
مهم ترین وظیفه در زندگی آن است که بیشترین بهره را از این زمان ببریم.
زمان سرمایه ایست گرانبها :
• وقت کالا و متاع محدود ، متناهی و فرار است.
• وقت را نمی توان خرید.
• زمان را نمی توان ذخیره و یا پس انداز کرد.
• زمان قابل افزایش نیست.
• گذر زمان دائمی واجتناب ناپذیر است.
• زمان زندگی است.
ما نمی توانیم سپری شدن زمان را متوقف کنیم.
یک ساعت از عمر شما ، چقدر برایتان ارزش دارد ؟
آیا همانقدر که مراقب پولتان هستید ، درباره وقتتان نیز دقت می کنید ؟
سرمایه محدود عمر ، فقط قابل تخمین است : یک انسان با امید زندگی طولانی حداکثر 000/200 ساعت از زمان را به عنوان وقت قابل استفاده در اختیار دارد.
طبق تخمین و برآورد به عمل آمده تنها 30 ویا 40 درصد از توان وپتانسیل افراد در کار آزاد شده است. به عبارت دیگر ، طبق محاسبات بیشتر افراد حداقل 60 درصد از زندگی کاریشان را حرام می کنند. بیشتر وقتها وانرژی ها به هدر می روند چون اهداف روشن ، برنامه ریزی ، اولویت گذاری ودورنگری وجود ندارد.
مدیریت زمان واوقات شما به معنی مسلط بودن و کنترل کردن زمان وکار شماست به جای انکه اجازه دهید آنها شما را تحت کنترل خود درآورند.
زندگی به شرطی می تواند کاملاً موفقیت آمیز باشد که برپایه دیدگاهی صحیح از زمان و زندگی بنا نهاده شود ما باید تلاشی هوشمندانه بکار بریم تا از وقتی که در اختیار داریم جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود سود جوئیم.
• از وقت برای کار استفاده کنید چرا که کار بهای موفقیت است.
• از وقت برای تفکر استفاده کنید چرا که تفکر سرچشمه قدرت است.
• از وقت برای تفریح استفاده کنید چرا که تفریح رازجوانی جاودانه است.
• از وقت برای دوستی استفاده کنید چرا که دوستی جاده خوشبختی است.
• از وقت برای عشق استفاده کنید چرا که عشق لذت زندگی است.
• از وقت برای خنده استفاده کنید چرا که خنده موسیقی وآهنگ روح است.
شناخت سارقین زمان
بخشی از اوقات ما به سرقت می رود و یا در آن تقلب صورت می گیرد و آنچه باقی می ماند به نظر می رسد که به طور نامشخص ناپدید می شود
«سنکا»
هنگامی که کارها آنطور که ما برنامه ریزی کرده ایم و یا انتظار داریم واقع نمی شود اغلب ، علت آن است که بر کرات در کار ها ایجاد وقفه شده و انقطاع حاصل می گردد بعضی وقتها مقصر خودمان هستیم اما در پاره ای از اوقات اطرافیان و مسائل دیگری مشمول این قضیه هستند.
اهدافتان را مشخص کنید
اگر اهداف روشن نباشد باید دوچندان تلاش کرد (مارک توآین)
مدیریت موفق تنها زمانی امکان پذیر است که اهداف ، روشن و به خوبی تعریف شده باشند و مراقبتها و بررسی های لازم بعدی جهت دستیابی به اهداف به عمل آید.
اهداف ، افراد را به مبارزه فرا می خواند و محرک ومشوق فعالیتند.
مدیریت مبتنی بر هدف روش کار آمد و پاسخگو است که در شرکتها و مدیریت ستادی به کار گیری شده است.
داشتن هدف کمک می کند تا توانائیهایتان و نیروهای نا خودآگاه را بر روی نقاط حقیقی متمرکز کنید. هدف گذاری پیش شرط لازم و کلید مدیریت زمان موفق است.
« قانون پارتو » «قاعده 80 : 20 »
این قاعده برای اولین بار توسط اقتصاد دان ایتالیائی به نام « ویلفردوپارتو » در قرن نوزدهم مطرح گردید. توسط مطالعات آماری پارتو دریافت که 20% از جمعیت مالک 80% از ثروت مای هستند.
از کل مسائل که در زندگی با آن دست به گریبان هستیم تنها 20% از مواد دارای اهمیت و ویژگی هستند که اتفاقاً 80% از موفقیت ما در گروی این 20% است لذا لازم است که این مسائل را شناسایی کرده و برای آنها اولویت خواصی را در نظر بگیریم.
برنامه هایتان را روی کاغذ بیاورید
هر کس در بهار نکارد در پاییز برداشت نخواهد کرد
هرچه وقتمان را بهتر سازماندهی کنیم (برنامه) بهتر می توانیم از آن جهت دستیابی به اهداف شخصی وشغلی استفاده کنیم برنامه ریزی به معنی آمادگی جهت تحقق اهداف است.
فایده اصلی برنامه ریزی کار شما آن است که : برنامه ریزی یعنی نجات دادن و ذخیره سازی وقت.
تجربه دنیای تجارت نشان داده است که هرچه تلاش بیشتری صرف برنامه ریزی بکنیم در موقع اجرا وعمل ، زمان کمتری مورد نیاز است ودر نهایت زمان ذخیره می گردد.
هشت دقیقه آمادگی برای یک روز کاری و ثبات قدم بر روی برنامه ها می تواند در نهایت در هر روز یک ساعت وقت اضافی جهت استفاده در دیگر کارهای ضروری برای شما در بر داشته باشد.
مهم ترین قاعده در برنامه ریزی آن است که کارها را به نوشته در آوریم.
برنامه نوشته شده به معنی کاهش بار از روی حافظه شماست.
از فهرست برنامه روزانه استفاده کنید
هر چه دقیق تر برنامه ریزی کنید ، شانسها و فرصتهای بیشتری به سراغ شما می آید
روز کوچکترین وقابل کنترل ترین بخش در سیستم برنامه ریزی زمان است.
اگر شما کارهای روزانه را توسط برنامه ریزی تحت کنترل خود در نیاورید ، امکان ندارد که مدعی برنامه ریزی برای زمانهای طولانی تر مثلاً یک ماه و یک سال باشید.
فهرستی واقع بینانه از برنامه روزانه باید تنها در بر گیرنده آنچه شما مایل هستید و توانائی انجام آن را دارید باشد.
همیشه وظایف و فعالیتها را لیست کنید
از دست دادن زمان را حساب کنید همانطور که از دست دادن پول را محاسبه می کنید.
زمانهایی را برای کارهای برنامه ریزی نشده و کارهای غیر مترقبه در نظر بگیرید.
برنامه زمان شما باید شامل سه دسته شود :
• تقریبا 60% برای برنامه ریزی فعالیتها ( برنامه روزانه )
• تقریبا 20 % برای فعالیتهای غیر منتظره ( انقطاعها ، دزد های زمان )
• تقریبا 20 % برای فعالیتهای بی سابقه و فعالیتهای اجتماعی ( زمان خلاق )
براساس اولویتها تصمیم بگیرید انتخابگر باشید ، کارها را تعویض کنید.
در پایان روز فهرست کارها را بررسی کنید و خودتان را از شر کارهای ناتمام رها کنید .
اولویتها را تعیین کنید
بهتر است که کاردستی انجام دهیم (اثربخشی) بجای آنکه «کار» را درست انجام دهیم (کارآیی)
« پیتر دراکر »
دو مشکل بزرگ در مدیریت زمان ، وسوسه همیشگی نسبت به انجام بسیار زیاد کارها در یک زمان و خطر پراکندگی قوا به هنگام تقسیم آن بین وظایف می باشد.
مدیران موفق از طریق توانایی آنها نسبت به سرو کار داشتن با فعالیتهای بی شمار وگوناگون شناخته شده اند در حالی که خود را در هر زمان ، به یک وظیفه مشخص اختصاص داده اند.
اولویت گذاری به معنی تصمیم گیری است ، اینکه کدام وظیفه دارای حق تقدم زیادی است ، کدام در اولویت دوم است الی آخر ، و اینکه کدامیک دارای کمترین اولویت است . وظایف دارای اولویت زیاد بایستی ابتدا انجام شوند.
مزایای اولویت گذاری
با درجه بندی کارهایتان بر اساس اهمیت ، مطمئن می شوید که :
• ابتدا روی کارهای مهم کار می کنید.
• در صورت لزوم ، بر اساس ضرورت و فوریت روی وظایف کار میکنید.
• در یک زمان ، دقیقاً بر روی یک کار متمرکز می شوید.
• در برنامه ریزی زمان با کارها به صورت مؤثرتری برخورد می کنید.
• اهداف تعیین شده به مؤثرترین شکل آن برحسب شرایط محیطی بدست می آیند.
• تمام وظایفی که ممکن است توسط دیگری انجام شود به به کناری گذاشته شده و تفویض می گردد.
• در پایان یک دوره برنامه ریزی شده ( مثلاً یک روز کاری ) ، مهم ترین موضوعات در بالاترین نرخ محافظت ومراقبت قرار دارند.
• ماموریتها و وظایفی که شما و موفقیتهایتان با آنها سنجیده می شوند کامل شده اند.
تجزیه الف ، ب ، ج
تجزیه و تحلیل ارزش استفاده از زمان نشان می دهد که زمان صرف شده بر روی کارهای بسیار مهم (الف) ، مهم (ب) و کم اهمیت (ج) با توجه به موقعیت افراد ، متفاوت است ( به بیان دیگر مدیریت پرسنلی از این لحاظ با مدیر مالی متفاوت است).
تجزیه و تحلیل ارزش استفاده از زمان (الف – ب – ج )
کارهای نوع (الف) : مهم ترین وظایف مدیریت هستند. اینگونه وظایف تنها توسط فردی که مسئول آن است ویا توسط یک گروه به نحو شایسته ای انجام می پذیرد ( به عبارت دیگر قابل واگذاری نیستند ) و از مهم ترین مسائلی هستند که عملکرد مدیریت با آنها مورد سنجش واقع می شوند.
کارهای نوع (ب) : از وظایف نیمه مهم هستند و می توانند به دیگری محول شوند.
کارهای نوع (ج) : وظایفی هستند که دارای کمترین اهمیت هستند ، اما از لحاظ کمیت بیشترین حجم از کارهای روزانه را به نمایش می گذارند ( وظایف روز مره ، تشریفات اداری ، خواندن ، تلفن زدن ، پرونده ها ، مراسلات و دیگر کارهای اداری)
بارفتار وحالت مثبت آغازکنید
قلب شاد چهره را زیبا می سازد و قلب غمگین روح وجان را می شکند.
تقریباً همان مشکل همیشگی : با عجله به سوی دفتر کار هجوم می برید ، بدون خواب کافی و یا صبحانه مرتب ، در فشار وقت و با عجله زیاد. دقیقاً همان نوع شروع کردنی که می تواند تمام روزتان را خراب کند. صبحدم باید به خودتان فرصت دهید تا :
• به آرامی برخیزید.
• صبحانه دلچسبی با خانواده خود بخورید.
• از استحمام لذت برده و لباس بپوشید.
• آهسته و بدون عجله و با فراقت خاطر به سوی کار برانید.
برای اینکه در هر روز رفتار واحساس مثبت را حفظ کنید ، بایستی سه قاعده را رعایت کنید.
• در هر روز بعضی از کارهایی را که از آن لذت می برید انجام دهید.
• در هر روز بعضی از کارهایی که شما را به طور مملوسی به اهداف شخصی تان نزدیک تر می کند انجام دهید.
• در هر روز بعضی از کارهایی را انجام دهید که بین زندگی خصوصی و زندگی حرفه ای شما ایجاد توازن کند ( ورزش ، خانواده ، سرگرمی ، و غیره )
مراقب منحنی فعالیت باشید
سحر خیز باش تا کامروا باشی
در طی روز توان اجرائی هر کس در نوسان وتغییر است . این تغییرات به طور طبیعی از فردی به فرد دیگر متفاوت است ، اما قابل پیش بینی است . گرچه تفاوتی بین افراد به خاطر گوناگونی در عادات تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد ولی هنوز هم مطالب ذیل قابل طرح است.
• بالا ترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد. این سطح از فعالیت مجدداً در باقی روز به دست نخواهد آمد.
• بعد از ظهر ، و بطور مشخص بعد از نهار دوره عدم فعالیت ورکود شروع می شود. بعضی از افراد تلاش می کنند با خوردن مقادیر زیادی قهوه غلیظ بر این سستی غلبه کنند. به هر حال این کار معمولاً فقط دوره عدم فعالیت را به تاخیر می‌اندازد ، ولی مانع بروز آن نمی‌شود .
• بعد از دومین وضعیت فعالیت سطح بالا در غروب ، منحنی اجرا بطور پیوسته سقوط میکند تا اینکه در چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین‌ترین نقطه آن میرسد.
ساعت سکوت و آرامشی را برای خودتان اختصاص دهید
بزرگترین وقایع ، ساعات پر هیاهوی ما نیستند بلکه آرامترین آنها هستند.
« نیچه »
بسیاری از مدیران کار (واقعی ) را بعد از ساعات رسمی دفتری آغاز می کنند. آنها در طول رو برای انجام وظیفه اصلی وقت ندارند زیرا عوامل عدم تمرکز فراوانی وجود دارد : همقطاران ، مشتریان ، ملاقات کنندگانی که وقت قبلی نگرفته اند، ناسازگاریها و اختلافات ، تماسهای تلفنی ، جلسات و غیره . ممکن است که سیاست همیشگی درب باز از نظر دیگران بسیار ستوده باشد ولی مدیری که اجازه می دهد وقتش با این روش به تاراج رود به خود صدمه می رساند.
یک قرار ملاقات با خودتان ( زمان آرامش)
در دوره سازماندهی بایستی زمان آرامش را در نظر گرفته و بکار برید ، همچون دیگر ملاقاتهای مهم که در آن زمان غایب خواهید بود و در دسترس نمی باشید :
• ساعت آرامش را در برنامه روزانه خودتان یاد داشت کنید ، مانند وقتی که با یک مشتری قراردارید و یا باید در جلسه ای شرکت کنید.
• در طول دوره آرامش از خودتان مراقبت کنید ( بهترین روش ، به کمک منشی و یا مسئول دفترتان ) درب اطاق را بر روی دفترتان ببندید ، و قبل از انجام این کار به همکاران و همقطاران بگوئید که « آنجا نخواهید بود »
از یک برنامه ریز زمان استفاده کنید
تنها کافی نیست که به قصد گرفتن ماهی خود را به رودخانه برسانید ، بایستی نیز بیاورید
« مثل قدیمی چینی»
مدیران موفق در مدیریت وقت خودشان نیز موفق هستند . آنها از آن جهت که فعالیتهایشان را تحت کنترل در آورند تا در نتیجه وقت بیشتری برای کارهای اساسی داشته باشند کامیاب می باشند. راز موفقیت بسیار ی از کارمندان و مدیران ، استفاده روزمره از یک کمک کار شخصی است که به آنها اجازه می دهد تا :
• نگرشی جامع و فراگیر بر همه وظایفی که در دست دارند داشته باشید.
• برنامه ریزی کنند وتمام پروژه های مهم ، قرار ملاقات وفعالیت ها را با روشی سیستماتیک و هدفمدار با یکدیگر هماهنگ و متناسب سازند.
• در امر سازماندهی و مراقبت و پیگیری وظایف موفق تر باشند.
مدیریت زمان پایدار و استوار مزایای فراوانی دارد :
مایلید چه چیزی بدست آورید. *
• آمادگی بهتر برای روز کاری آینده
• برنامه ای رو به جلو برای همان روز
• تصویری روشن و فراگیر از اهداف روزانه
• سازماندهی امور روزمره
• حافظه بهتر
• تمرکز بر روی مسائل اساسی
• پراکندگی کمتر در انرژی.
• دستیابی به اهداف روزانه
• قائل شدن تفکیک وتمایل بین موضوعات مهم وموضوعات کم اهمیت
• تصمیم گیری بر اساس اولویت ها و بوسیله تفویض
• افزایش کارآیی بواسطه هماهنگی در وظایف
• کاهش عوامل حواس پرتی و برخورد مناسب تر وبهتر با انقطاعهای در کار
• نظم شخصی
• کاهش هیجانات وفشار های عصبی
• خونسردی وتسلط در مواجه با حوادث غیر مترقبه
• بهبود کنترل شخصی
• احساس مثبت موفقیت در پایان روز
• افزایش خشنودی و انگیزش
• افزایش توان اجرائی شخصی
• و ، بالاتر از همه ، زمان ذخیره و حفظ شده به وسیله روشی مدرن
( زمان آرامش)
سعدیا دی رفت و فردا همچنان معلوم نیست
درمیان این و آن فرصت شمار امروز را
کلمات کلیدی: مدیریت زمان
